La conservazione sostitutiva dei documenti, conosciuta anche come conservazione digitale o archiviazione sostitutiva, è una procedura di tipo informatico che permette l’ eliminazione della carta per tutte le tipologie di documenti secondo quanto previsto dalla legge italiana.
La procedura di conservazione digitale permette di garantire la validità legale di un documento informatico nel tempo e il suo valore quindi è equiparato alla copia cartacea che può essere distrutta.
Il software per la conservazione digitale
ADS-Doc garantisce una copertura normativa completa e permanentemente aggiornata in base all’ evoluzione delle leggi e delle specifiche tecniche emanate dalle autorità in merito alla dematerializzazione dei documenti e al processo di conservazione sostitutiva.
L’applicazione è stata inoltre progettata e sviluppata in conformità agli standard tecnici, in particolare sono stati recepiti i contenuti della norma UNI11386:2010 “Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO)” che consente di utilizzare una struttura-dati condivisa, al fine di garantire l’interoperabilità nei processi di migrazione.
Sono disponibili tutte le funzioni necessarie allo svolgimento del processo di conservazione sostitutiva (dalla selezione e firma dei documenti, fino alla produzione dei pacchetti di archiviazione). Inoltre un programma indipendente, disponibile all’interno di ogni lotto conservato, consente di navigare tra i lotti, all’interno del supporto nel quale questi ultimi sono stati memorizzati e di ricercare e visualizzare i documenti presenti.
ADS-Doc garantisce una copertura normativa completa e permanentemente aggiornata in base all’ evoluzione delle leggi e delle specifiche tecniche emanate dalle autorità in merito alla dematerializzazione dei documenti e al processo di conservazione sostitutiva.
L’applicazione è stata inoltre progettata e sviluppata in conformità agli standard tecnici, in particolare sono stati recepiti i contenuti della norma UNI11386:2010 “Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO)” che consente di utilizzare una struttura-dati condivisa, al fine di garantire l’interoperabilità nei processi di migrazione.
Sono disponibili tutte le funzioni necessarie allo svolgimento del processo di conservazione sostitutiva (dalla selezione e firma dei documenti, fino alla produzione dei pacchetti di archiviazione). Inoltre un programma indipendente, disponibile all’interno di ogni lotto conservato, consente di navigare tra i lotti, all’interno del supporto nel quale questi ultimi sono stati memorizzati e di ricercare e visualizzare i documenti presenti.
I vantaggi della conservazione sostitutiva
- Riduzione degli spazi fisici preposti all’archiviazione della carta (100.000 pagine formato A4 occupano in altezza circa 11 metri; lo stesso numero di pagine conservato a norma sarebbe contenuto in 2 DVD). Questo risulta in una diminuzione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta (spesso antialluvioni, ignifughi, ecc.).
- Il pagamento del bollo virtuale, che viene calcolato non più sul numero delle pagine ma ogni 2.500 registrazioni, introduce interessanti percentuali di risparmio rispetto al pagamento del bollo tradizionale;
- Diminuzione dei costi operativi legati all’archiviazione, materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali).
«La conservazione sostitutiva riduce il costo aziendale di trattamento della documentazione, oggi stimato in circa 25 euro a documento. Il risparmio sui costi varia in funzione del settore merceologico, ma può arrivare fino al 70%. (Rapporto 2008 Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano – Fonte: Consiglio Nazionale Economia e Lavoro)»
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L’applicazione è stata inoltre progettata e sviluppata in conformità agli standard tecnici, in particolare sono stati recepiti i contenuti della norma UNI11386:2010 “Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO)” che consente di utilizzare una struttura-dati condivisa, al fine di garantire l’interoperabilità nei processi di migrazione.
Sono disponibili tutte le funzioni necessarie allo svolgimento del processo di conservazione sostitutiva (dalla selezione e firma dei documenti, fino alla produzione dei pacchetti di archiviazione). Inoltre un programma indipendente, disponibile all’interno di ogni lotto conservato, consente di navigare tra i lotti, all’interno del supporto nel quale questi ultimi sono stati memorizzati e di ricercare e visualizzare i documenti presenti.